Projet « Manuel des Présidents » ou les bienfaits du télétravail

Ce projet mené au début de l’été 2008 a été l’occasion de constater à quel point les outils de communication actuels permettent de démultiplier l’efficacité des équipes, même séparées géographiquement.

A fortiori lorsque le décalage horaire est important !

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Définition du projet

Ce chantier émanait avant toute chose du département communication de l’instance. Il avait trouvé son origine dans une expression de besoins des Présidents des instances régionales : disposer d’un support proposant dans un format simple et pratique, utilisable et opérationnel, l’ensemble des composants utiles dans la gestion quotidienne de leur instance.

Un tel support avait antérieurement existé sous la forme d’un classeur aux proportions généreuses.
Le parti pris pour cette nouvelle édition était de disposer d’un support aux dimensions beaucoup plus réduites combinant une partie papier et un CD-Rom : Pratique, transportable et opérationnel.

Ce projet était piloté par la permanente en charge de la communication assistée d’un stagiaire, sous la houlette d’un élu, en charge de l’animation de la réunion des Présidents, destinataires du support.

Le rôle du département Edition sur ce projet fut de plusieurs ordres :
– réflexion partagée sur la structure du support
– identification des composants génériques de chaque rubrique
– proposition d’une maquette
– conception du logo
– réalisation du CD-Rom
– validation des options de fabrication
– suivi de la mise en oeuvre du projet

Once again être force de proposition pour valoriser au maximum l’information compilée dans cet outil.

Bonus : j’ai insisté pour que nous ajoutions à ce support un élément complémentaire, manière de marquer l’attribution de chaque exemplaire à son élu destinataire : l’intégration de la personnalisation.
En ajoutant le nom du détenteur et celui de la région d’appartenance sur la première page ainsi que sur un bandeau positionné autour de chaque exemplaire.
Impact ? Maximal. Ils ont adoré.

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Impact du décalage géographique donc horaire

La phase d’initialisation et de conception du projet s’est passée à une époque ou pour des raisons difficiles, j’ai du par trois fois en l’espace de 5 semaines me déplacer aux Etats-unis.

La direction générale de l’époque avait compris que l’option n’en était pas une et me faisait confiance.

Bien lui en a pris puisque la combinaison mail + messagerie instantanée + vidéoconférence m’ont permis de maintenir un contact quotidien avec l’équipe projet.

Mieux encore, le jeu du décalage horaire de 7h entre mon lieu de résidence temporaire et le bureau à Paris a permis de jouer au maximum sur l’amplitude des journées : nous travaillions 20h par jour !

L’équipe restée à Paris travaillait alors que la nuit était tombée aux USA et me transmettait des éléments que je traitais moi alors qu’eux dormaient. A leur retour au bureau, ils retrouvaient le fruit de mon travail.

Nous échangions à la mi-journée lors des séquences de recouvrement et avons ainsi délivré en 10 semaines un projet qui aurait du prendre 6 mois !

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Deux leçons

Un exemple parfait du gain inestimable qu’offre la possibilité de travailler à distance : les ressources concernées gèrent de manière responsable leur temps de travail, ne sont pas aussi sollicitées que dans des bureaux traditionnels, peuvent donc se concentrer autrement plus et délivrer avec un facteur x2 un travail de grande qualité.

Ce projet fut par ailleurs l’une des plus parfaites illustrations de l’efficacité d’une approche multi-métiers ou communication, édition et informatique ont combiné leurs visions respectives du besoin de départ pour délivrer un outil particulièrement abouti.

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